Γενικές Πληροφορίες για το e-mail

Τι πρέπει να γνωρίζετε για το e-mail

• Δεν είναι ασφαλής τρόπος επικοινωνίας: αν θέλετε να είστε περισσότερο σίγουροι για την διαφύλαξη του απορρήτου της επικοινωνίας σας, καλό είναι να χρησιμοποιείτε ασφαλείς συνδέσεις (πχ. πάνω από VPN) ή να κρυπτογραφείτε τα μηνύματα που στέλνετε
• Τα e-mails μπορεί να καθυστερήσουν να παραδοθούν: αν και συνήθως η ανταλλαγή των e-mails γίνεται σε σύντομο χρονικό διάστημα, υπάρχουν και και περιπτώσεις που τα e-mails μπορεί να καθυστερήσουν φαινομενικά χωρίς λόγο. Αυτό μπορεί να συμβεί λόγω προβλημάτων δικτύου, καθυστέρησης που προκύπτει από spam φίλτρα , πολλαπλές ανακατεύθυνσεις κ.λπ. Αυτό που πρέπει να θυμάστε είναι ότι, γενικά, ένα e-mail μπορεί να περάσει από πολλαπλούς servers μέχρι να φτάσει στον τελικό παραλήπτη, κάτι που αθροιστικά προκαλεί καθυστερήσεις.
• Τα e-mails μπορούν να χαθούν! Αν και όχι ότι πιο συνηθισμένο, μπορεί να συμβεί, με την προϋπόθεση ότι θα εξελιχθούν άσχημα πολλά πράγματα μαζί. Κατά συνέπεια, αν πρόκειται για κάποιο σημαντικό e-mail, είναι θεμιτό να ζητήσετε επιβεβαίωση ότι έφτασε. Επίσης, πολλές φορές, τα spam φίλτρα χαρακτηρίζουν λανθασμένα ώς spam κανονικά e-mails, με αποτέλεσμα να μην εμφανίζονται στο INBOX του παραλήπτη. Είναι καλό λοιπόν να ελέγχετε τακτικά τον φάκελο στον οποίο καταλήγουν τα πιθανά spam ή junk emails, για κάθε ενδεχόμενο.

Γενικές πληροφορίες

• Για λόγους εξοικονόμησης χώρου, είναι καλό κατά τακτά χρονικά διαστήματα να χρησιμοποιείτε την λειτουργία "Compact" του e-mail client που έχετε
• Να αδειάζεστε (αφού ελέγξετε προσεκτικά!) τους φάκελους "Junk" και "Trash"
• Να αρχειοθετείτε τα e-mail σας σε φακέλους ανάλογα με το περιεχόμενό τους. Έτσι επιτυγχάνετε περισσότερη χρηστικότητα αλλά και ταχύτητα στην διαχείριση του e-mail σας
• Να χρησιμοποιείτε τους μηχανισμούς χαρακτηρισμού "Junk" και "Spam" των e-mails που, κατά πάσα πιθανότητα, διαθέτει ο e-mail client που χρησιμοποιείτε

Γιατί δεν λαμβάνω ή δεν μπορώ να στείλω e-mail;

1. Δυσλειτουργία της υπηρεσίας διευθυνσιοδότησης:  προκειμένου να μπορέσει να παραδοθεί ή να ληφθεί ένα e-mail, πρέπει να λειτουργεί σωστά η υπηρεσία διευθυνσιοδότησης (Domain Name System). Πρόκειται για μια από τις πιο ουσιώδεις υπηρεσίες δικτύου, πάνω στην οποία βασίζονται οι περισσότερες δικτυακές υπηρεσίες/λειτουργίες που χρησιμοποιεί ένας χρήστης. Αν για κάποιο λόγο υπάρξει δυσλειτουργία αυτής της υπηρεσίας, είτε τοπικά, είτε στην πλευρά του παραλήπτη (αν το e-mail απευθύνεται σε χρήστη εκτός το Π.Κ ή προέρχεται από sites εκτός του Τμήματος) τότε είναι πιθανόν να μην παραδοθεί.
2. Κακή λειτουργία της Υπηρεσίας Καταλόγου που τηρεί κεντρικά το Π.Κ. Σε αυτή την περίπτωση, εκτός από την αδυναμία αποστολής και λήψης e-mails, δεν είναι εφικτή ούτε η σύνδεση με τον e-mail server του Τμήματος. Ουσιαστικά, η δυσλειτουργία αυτής της υπηρεσίας σημαίνει ότι δεν είναι διαθέσιμο το μητρώο των χρηστών του Τμήματος στον server και κατά συνέπεια, οποιαδήποτε υπηρεσία σχετίζεται με τους χρήστες δεν μπορεί να λειτουργήσει.
3. Blacklisted Servers ή διευθύνσεις. Όταν κάποιος e-mail server αποστέλλει συστηματικά και σε μεγάλο αριθμό spam emails, τότε αυτός ο server μπαίνει σε ηλεκτρονικές "μαύρες" λίστες ("Blacklist"). Οι περισσότεροι mail servers, ανάμεσα σε αυτούς και servers του Τμήματος Φυσικής, συμβουλεύονται αυτές τις λίστες και αποκλείουν απο την επικοινωνία τους τους servers που βρίσκονται σε αυτές τις λίστες. Κατά συνέπεια, αν περιμένετε να λάβετε κάποιο e-mail από server που βρίσκεται σε blacklist, το πιο πιθανό είναι να μην το λάβετε. Στην αντίθετη περίπτωση (αν για κάποιο λόγο οι servers του Τμήματος μπουν σε μια τέτοια λίστα), είναι πολύ πιθανό να μην μπορέσουν να παραδοθούν e-mails σε απομακρυσμένους servers.